Die Archivalien eines Staatsarchivs sind nicht - wie oft vermutet wird - nach Orten oder Sachgebieten geordnet; vielmehr ist das Schriftgut einer Verwaltungseinrichtung bzw. Institution zu einem "Bestand" zusammengefasst. Die Bestände werden durch Findbücher erschlossen, in denen - nach Sachgruppen und Entstehungszeit gegliedert - die einzelnen Aktentitel verzeichnet sind.

Sämtliche Bestände haben in dem strukturierten Gesamtaufbau des Archivs - der so genannten Archivtektonik - ihren festen Platz.